Die Kunst wirksamer Zielformulierung

Die Kunst wirksamer Zielformulierung

Wer etwas verändern will, muss sich Ziele setzen. Vielen Menschen ist aber nicht bewusst, dass es stark davon abhängt, wie man sein Ziel formuliert, ob man es auch tatsächlich erreicht. Auch viele Führungskräfte formulieren unbewusst unwirksame Ziele.

Steigern Sie Ihre Effektivität um bis zu 180 Prozent!

Die Psychologie der Worte

Der Erfolg hängt nicht zuletzt davon ab, wie Ziele formuliert werden. Dieser Befund wird durch eine Studie von Sonia Lippke der Bremer Jacobs University bestätigt

Tatsächlich führten Annäherungsziele zum größten Erfolg. Ziele, bei denen es darum ging, etwas zu vermeiden oder damit aufzuhören waren hingegen weniger erfolgreich. Die Studie zeigt: Es ist einfacher etwas zu machen als es zu lassen“. „Gewichtsabnahme“ ist kein gutes Ziel, „fitter werden“ aber schon.

Vermeidungsziele lassen zudem kein Alternativverhalten zu. Das Ziel „ich will keine Süßigkeiten“ mehr essen“ enthält keine Alternative - „ich werde mehrmals am Tag Obst essen“ sehr wohl. Die Logik des Gelingens bei Verhaltensänderung lautet: „Sie können ein Verhalten nicht auslöschen, aber Sie können es durch etwas anderes ersetzen.“

Unser Unterbewusstsein kann nicht in Verneinung denken

Verhaltensroutinen müssen im Unterbewusstsein ersetzt werden. Deshalb erfordern Verhaltensänderung eine Verankerung der angestrebten Zielzustände im Unbewussten. Das Problem dabei. Unser Unbewusstes kann nicht in Verneinungen denken. Machen Sie ein kleines Experiment: Stellen Sie sich ein grünes Auto vor. Vermutlich taucht vor Ihrem inneren Auge nun irgendein grünes Auto auf. Stellen Sie sich nun eine rote Rose vor. Das gelingt Ihnen vermutlich auch: Sie haben nun ein Bild einer roten Rose in sich. Stellen Sie sich nun keinen Elefanten vor. Und? Haben Sie das geschafft? Vermutlich nicht. Vermutlich haben Sie genau das Bild eines Elefanten vor sich, das Sie eigentlich nicht sehen wollten.

Zielfindung

Die Methode, Vermeidungsziele („Weg von …“) von Annäherungszielen („Hin zu …“) zu unterscheiden, ist ein wesentlicher Erfolgsfaktor beim Finden wirksamer Ziele.

Stellen Sie sich vor, Sie sind Mitarbeiter in der Bestellannahme eines Versandhändlers rund um das Thema Bekleidung. Herr Unklar ruft an und erzählt Ihnen, was er alles nicht möchte: „Ich will keine Socken, keine Damenhosen, keine Herrenjacken, keine roten und blauen Schuhe, ...“  Sie wissen, dass Sie 10.000 Artikel im Sortiment haben und unterbrechen Herrn Unklar an dieser Stelle. Sie fordern ihn auf, doch bitte endlich zu sagen, was er denn gerne bestellen möchte.

Ähnlich ergeht es vielen Mitarbeitern in den Unternehmen. Es ist schwer, folgende Ziele umzusetzen: „Wir sind nicht wettbewerbsfähig, haben zu wenig Ideen, wir sind zu langsam und unflexibel.“

Überprüfen Sie einmal Ihre Unternehmensziele: Kosten reduzieren, Krankheitsquote senken, Reklamationen reduzieren, Fehler vermeiden, etc. Was passiert bei diesen Zielen im Unterbewusstsein Ihrer Mitarbeitenden? Mit diesen Vermeidungszielen fokussieren Sie das Unterbewusstsein genau auf das, was Sie nicht anstreben. In der Psychologie spricht man vom Phänomen der „Ironischen Prozesse“.[1] Dieses Phänomen tritt immer dann auf, wenn Sie versuchen, bestimmte Gedanken zu unterdrücken, um etwas zu vermeiden.

Beachten Sie beim Formulieren von Zielen immer, dass wir unbewusst in Bildern denken. Daran ändern auch Negationen wie „nein“, „kein“, „nicht“ oder „reduzieren“ nichts. Das Bild bleibt. Es wird nicht „durchgestrichen“ gedacht.

Wer seine ganze Energie auf die Vermeidung fokussiert, dem geht zudem der Blick auf die alternativen Lösungsmöglichkeiten verloren. Deshalb ist es effektiv, einen erstrebenswerten Zielzustand zu suchen. Um bei der Zielfindung den Kopf von zu vermeidenden Fehlern und ungewünschten Zuständen freizumachen, ist es hilfreich, diese aufzuschreiben – jedoch nicht als Zielzustand. Es geht vielmehr darum, Vermeidungszuständen in erstrebenswerte Zielzustände zu transformieren. Dies gelingt ihnen mit der Technik des Target-Action-Filters.

Zielformulierung

Für die Zielformulierung von Annäherungszielen hat sich das Konzept der „vorweggenommenen Zukunft“ bewährt. Mit dieser Technik denken Sie über ein zukünftiges Ereignis (Zielzustand) nach, indem Sie sich vorstellen, dass das Ereignis bereits stattgefunden hat und dann gedanklich rückwärts von der Zukunft in Richtung Gegenwart arbeiten. Damit entsteht ein klares Bild vom Zielzustand in Ihrem Kopf, den Sie umso besser formulieren oder auch visualisieren können, je intensiver Sie diesen Zielzustand in klar umsetzbare Schritte zerlegen.

Dies ist eine Kreativ-Technik, die von Designern, Künstlern und Architekten angewendet wird. Sie stellen sich das Objekt, das sie schaffen möchten, mental vor und denken dann darüber nach, wie es konstruiert werden könnte und welche Teilzustände eintreten müssen, um Barrieren und Probleme auf dem Weg zum Zielzustand überwinden zu können.

In dieser Technik ist nicht nur die Zielformulierung enthalten, sondern ein umfassender Planungsansatz. Sie überlegen sich ausgehend vom Zielzustand, welche Teilzustände eintreten müssen, damit der Zielzustand auch realistisch erreicht werden kann.

Dadurch erhöht sich die Wahrscheinlichkeit des Gelingens. Sie vermeiden typische Planungsfehler durch Entscheidungsverzerrungen wie Selbstüberschätzung, die Überschätzung von Synergieeffekten oder die selektive und voreingenommene Aufnahme von Informationen. Statt den Zielzustand nur oberflächlich zu skizzieren, gehen Sie mit Ihrem Team den Prozess vom Zielzustand bis in die Gegenwart schrittweise durch und überlegen sich: „Welcher Zustand muss eintreten, damit der gewünschte (Teil)-Zielzustand erreicht wird?“ Diese Technik hilft Unternehmen systematisch das kurzfristige Denken zu überwinden und langfristiges Denken zu etablieren.

Das Pre-Mortem-Konzept[2] hat ähnliche Ansätze. Es ist jedoch auf die Vermeidung von Risiken ausgerichtet.

Der Target-Action-Filter

Eine wirksame Technik für das Erkennen und Transformieren von Vermeidungszielen ist der Einsatz von zwei Schlüsselworten. Wenn Sie vor ein Zielobjekt (z.B. Reklamationsanzahl) das Wort „Reduzieren“ („Weg von …“) schreiben können beschäftigen Sie sich mit einem eher unwirksamen Vermeidungsziel. Wenn Sie das Wort „Erhöhen“ („Hin zu …“) vor ein Zielobjekt (z.B. Produktqualität) setzen können, dann beschäftigen Sie sich mit einem wirksamen Annäherungsziel. Jedes Weg-Von-Zielobjekt hat sein wirksames Gegenüber als Hin-Zu-Zielobjekt, einschließlich der geeigneten Messverfahren. Das Zielobjekt „Reklamationsanzahl“ kann zur „Produktqualität“ werden, die „Prozesskosten“ zur „Effizienz“, die „Krankheitsquote“ zur „Gesundheit“, usw.

Ein extrem nützlicher Nebeneffekt ist, dass alle vermeintlichen Zielobjekte die sich nicht „erhöhen“ oder „reduzieren“ lassen, in die Kategorie „kein Ziel“ fallen. Ein weiteres Beispiel ist das häufig verwendete Ziel „Personalentwicklung“. Personal zu entwickeln ist eine Aufgabe der Personalabteilung und kein Ziel. Ein Ziel der Abteilung Personalentwicklung ist vielmehr, die Kompetenz der Mitarbeitenden zu erhöhen.

Der Target-Action-Filter hilft Aktionen wie Aufgaben und Maßnahmen von Zielen zu unterscheiden und Vermeidungsziele in wirksame Ziele zu transformieren. Die Berater von Communic haben mit dem Target-Action-Filter mehr als 10.000 Ziele in unterschiedlichen Unternehmen und Organisationen auf den Prüfstand gestellt, die teilweise sogar Grundlage eines variablen Entlohnungsmodells waren. All diese „Ziele“ waren von Führungskräften formuliert, die das SMART-Modell bereits seit längerem anwendeten. Das Ergebnis: Mehr als 80 Prozent der SMART formulierten Ziele waren Aufgaben oder Maßnahmen und 10 Prozent waren Vermeidungsziele. Die Mehrzahl der Organisationen, die den Target-Action-Filter das erste Mal anwenden, weisen ein vergleichbares Ergebnis auf.

Der Target-Action-Filter ist eine wirksame Führungstechnik zur Zielformulierung, die von der Führungssoftware Vision.iC unterstützt wird. Damit wird bereits bei der Definition von Zielen verhindert, dass unwirksame Ziele als Grundlage der Zielverfolgung erfasst werden. Diese Führungstechnik setzt an der Ursache für viele Fehler und Fehlentscheidungen an: ein fehlendes gemeinsames Zielverständnis im Unternehmen.

Schlussfolgerung

Wirksame Ziele steigern die Effektivität um bis zu 180 Prozent

Der Unterschied zwischen einem unwirksamen Vermeidungsziel, in welches Energie in die falsche Richtung investiert wird, und einem wirksamen Zielzustand kann im Einzelfall eine Effektivitätssteigerung von 180 Prozent auslösen. Begrenzte falsch eingesetzte Ressourcen sind doppelt schädlich. Sie bringen nicht nur nichts, sondern Sie halten die besten Leute davon ab, ihre wertvolle Zeit in das Richtige zu investieren.

Fehlt eine unternehmensweit einheitlich angewendete Führungstechnik bei der Zielformulierung, dann ist das Risiko groß, dass der gleiche Sachverhalt in der Abteilung A als Ziel und in der Abteilung B als Aufgabe oder Maßnahme definiert wird. Verwechselt man den „Weg zum Ziel“ (Projekte und Maßnahmen) mit dem „Zielzustand“, dann kann es leicht passieren, dass Aktionismus mit Effektivität gleichgesetzt wird.

Maßnahmen und Projekte, denen ein klarer Zielbezug fehlt, laufen Gefahr, nur zufällig zielorientiert zu sein. Ändern sich Ziele, dann bleibt es unbemerkt, dass diese Vorhaben nur noch zum Selbstzweck existieren. Fehlen Regeln für die Formulierung wirksamer Ziele, werden Tür und Tor geöffnet, um „Projektziele“ aus einer partiellen Interessenslage heraus zu rechtfertigen. Projekte und Maßnahmen haben keine Ziele – sie leiten sich immer aus übergeordneten Zielen ab.

Wirksame Teilziele leiten sich aus den Unternehmenszielen ab. Und wirksame Projekte und Maßnahmen leiten sich ebenfalls aus den Unternehmenszielen oder ihren Teilzielen ab.

Wirksame Methoden zur Zielfindung und Zielformulierung haben die größte Hebelwirkung auf den Unternehmenserfolg. Am Ende beschäftigten sich alle Mitarbeitenden direkt oder indirekt mit den definierten Zielen.

Gemeinsames Zielverständnis aus Perspektive des Gesamtunternehmens

Unklar definierte Ziele und unklar definierte Zielverantwortungen führen in logischer Konsequenz zu Missverständnissen, interne Kommunikationsproblemen und folglich zu Fehlern und Fehlentscheidungen. Die Planungsphasen werden aufwändig und das Konzipieren von schlüssigen Zielkaskaden, die einen Zusammenhang der Teilziele mit den Unternehmenszielen sicherstellen, wird unmöglich. Folglich sind auch Anzeigen in einem Führungscockpit mit Drill-down vom Unternehmensziel bis zum Mitarbeiterziel häufig nicht möglich oder einfach nicht aussagekräftig.

Die Zielformulierung und dazu eingesetzte Führungstechniken sollten stets aus der Perspektive des Gesamtunternehmens betrachtet werden. Für eine solche Perspektive ist der Einsatz von Insellösungen und Alleingängen in den einzelnen Abteilungen zu überwinden. Dies gelingt, indem Prozesse, Daten und Applikationen abteilungs- und hierarchieübergreifende standardisiert und digitalisiert werden.

Damit lassen sich in vergleichsweise kurzer Zeit enorme Effizienz- und Effektivitätspotenziale erschließen. Zudem sind Unternehmen in diesem Zusammenhang in der Lage, den Zielbeitrag zum großen Ganzen jedem Einzelnen im Unternehmen nachvollziehbar zu vermitteln. Nachhaltiger Erfolg entsteht, wenn alle an der gemeinsamen Sache arbeiten und an einem Strick ziehen.

Um dieses Potenzial erschließen und nachhaltig nutzen zu können, muss zunächst ein gemeinsames Zielverständnis geschaffen werden. Der schnellste und sicherste Weg zu diesem gemeinsamen Verständnis führt über den Einsatz der Führungssoftware Vision.iC. Diese arbeitet mit dem Target-Action-Filter bei der Zielerfassung als Qualitätssicherung zur Formulierung wirksamer Ziele. Über die Zielerfassung hinaus unterstützt Vision.iC den Führungsprozess von der Zielerfassung über die Zielvernetzung und die Zielverfolgung bis ins Führungscockpit.


[1] Ironische Prozesse wurden in der Psychologie erstmals von dem Sozialpsychologen Daniel Wegner (1994) beschrieben. Sie treten beim Versuch der Gedankenunterdrückung auf. Das Objekt oder das Verhalten, das man in Gedanken zu vermeiden suchte, drängt sich gerade dann in den Vordergrund. Nach Wegner wird jedes Bemühen, einen bestimmten Impuls zu unterdrücken, von der Besorgnis begleitet, dieser Impuls könnte trotzdem noch auftreten. Um dies zu verhindern, tritt ein innerer Monitor (eine Art Bewacherfunktion) in Kraft, der aber paradoxerweise allein durch seine Existenz dafür sorgt, dass der jeweilige Gedankeninhalt besonders verfügbar bleibt und einem daher auch leichter einfällt. In Bezug auf beispielsweise den Gedanken „mit unseren Kostenstrukturen sind wir nicht mehr wettbewerbsfähig“ entstehen kuriose kollektive Verhaltensmuster in Organisationen.

Wenn die kognitive Belastung durch weitere Anforderungen so groß wird, dass bewusste Ablenkung behindert wird (z.B. durch Covid 19), führt der Monitorprozess dazu, dass der Gedankeninhalt immer wieder in den Vordergrund tritt. In Psychological Science, Band 8, Nr. 3, 1997, S. 148 fasst Daniel Wenger zusammen: „Jeder Versuch, die eigenen Gedanken unter Kontrolle zu bringen, trägt schon den Keim des Scheiterns in sich". Die Logik des Gelingens bei Verhaltensänderung lautet: „Sie können ein Verhalten nicht auslöschen, aber Sie können es durch etwas anderes ersetzen.“

[2] Das Konzept von Pre-Mortem („Vor dem Tod”) ist eine Managementtechnik, bei der sich ein Projektteam vorstellt, dass ein Projekt oder eine Organisation gescheitert ist, und dann rückwärts arbeitet, um zu bestimmen, was möglicherweise zum Scheitern des Projekts oder der Organisation führen könnte.
Unter Berücksichtigung der Psychologie der Wortwahl ist das Konzept der „vorweggenommenen Zukunft“, welches Mitchell, Russo und Pennington 1989 unter dem Begriff der „prospektiven Rückschau“ entwickelt haben, eine wirksamere Managementtechnik. Der Vorteil eines vorweggenommenen Zielzustands gegenüber dem vorweggenommenen Scheiternszustand ist, dass unser Gehirn neben den Risiken auch die Chancen und eine Reihe von Alternativen auf dem Weg dorthin erkennen kann.
Der erweiterte Blick öffnet den Geist für kreative Impulse. Das Gehirn assoziiert mit dem Zielzustand des Scheiterns gänzlich andere, in der Regel angstgeprägte Impulse. In vielfach aussichtslosen Situationen, bei denen bestimmte Rahmenbedingungen nicht verändert werden können, führt ein Vermeidungskonzept, welches faktisch unmöglich zu realisieren scheint, häufig zu Verzerrungen in der Wahrnehmung und extrem subjektiven Interpretation von Fakten. Und genau das wiederum führt zu Fehlentscheidungen. Ein Chancenkonzept ermöglicht demgegenüber immer einen Impuls, der Hoffnung aus einer scheinbar aussichtslosen Situation ermöglicht.

 

1 Comment

  1. […] Wie Sie aus Vermeidungszielen wirksame Ziele machen, erfahren Sie im Beitrag „Die Kunst der Zielformulierung“. […]

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