TAX COMPLIANCE MANAGEMENT

Gelebte Tax Compliance

Ein Tax Compliance Management System (TCMS) ist mehr als eine digitale Checkliste steuerlicher Pflichten. Das Herzstück des TCMS mit der Führungssoftware Vision.iC ist ein Regelkreis von Planung, Umsetzung, Kommunikation, Controlling und Anpassung. Wenn Sie Steuernachzahlungen vermeiden, Haftungsrisiken eindämmen und die Gefahr einer unabsichtlichen Steuerhinterziehung minimieren möchten geht es am Ende nicht um ein Zertifikat, welches Ihnen zu einem Stichtag eine vermeintliche Sicherheit gibt. Es geht vielmehr darum, Ihre Organisation zu befähigen, im komplexen steuerlichen Umfeld die erforderlichen Kompetenzen und das richtige Bewusstsein zu entwickeln, sowie um einen Mechanismus, mit dem Sie Pflichtverletzungen frühzeitig erkennen und bewältigen.
Vor dem Hintergrund der immer strikteren Ahndung steuerrechtlicher Verstöße wird ein „gelebtes TCMS“ im Gegensatz zu einem dokumentierten „TCMS-Feigenblatt“ immer wichtiger.

Mögliche Ausgangsszenarien

Checklisten statt Managementsystem
Tax Compliance wird bisher eher unsystematisch mit Checklisten und To-Do-Listen praktiziert. Im Schadensfall ist das aktuelle Verfahren ungeeignet, um ein Tax Compliance Managementsystem nachzuweisen, welches im Sinne des IDW PS 980 aufgebaut ist.

Dokumentation statt gelebtes System
Der bisherige Fokus lag auf den zu dokumentierenden Mindestanforderungen. Ein Mechanismus mit Managementregelkreis, um Compliance im Rahmen des Tagesgeschäfts ins Leben zu bringen fehlt bislang.

Isoliert statt integriert
Alle weiteren Managementsysteme wie ISO 9001 oder ISO 14001 werden als isolierte Systeme betrachtet. Eine Option, den immer gleichen Kern-Regelkreis aller Managementsysteme zu nutzen, um mittelfristig ein integriertes Führungssystem aufzubauen, ist mit den bisherigen Möglichkeiten nicht effizient möglich.

OWiG § 130 und Gesetz zur Stärkung der Integrität in der Wirtschaft
Die Anforderungen aus dem OWiG, um ein Organisationsverschulden zu vermeiden und aus dem neuen Gesetzesentwurf zum Unternehmensstrafrecht wurden noch nicht in Zusammenhang mit Tax Compliance betrachtet. Beide Gesetze sind richtungsweisend auch für ein TCMS, sowie für den nachhaltigen Aufbau eines generellen Compliance-Management-Systems. Der Aufwand für die Beachtung dieser gesetzlichen Anforderungen führt beim Aufbau eines Tax Compliance Managementsystems nur zu einem geringen Mehraufwand.

Schritte zu einem TCMS

Strategieplanung
  • Verifiziern der Compliance-Kultur und Ergänzen des bestehenden Leitbilds
  • Festlegen einer Aufbauorganisation mit eindeutiger Führungsverantwortung
  • Festlegen von Führungsrollen mit Zielen, Kernaufgaben und Befugnissen
  • Festlegen der Verantwortung der Rollen Gesamtverantwortlicher, Normenverantwortlicher und Funktionsverantwortlicher
  • Festlegen der Pflichtenverantwortlichen
  • Festlegen der Führungsaufgaben als allgemeine Aufsichtsanordnung nach § 831 BGB
  • Festlegen der Führungs- und Ausführungsziele
  • Identifizieren und Bewerten der Risiken
  • Identifizieren der Pflichten und Delegieren an die Verantwortlichen
  • Schriftliches Delegieren der identifizierten Pflichten an Pflichtenverantwortliche
  • Dokumentieren der Hauptaufgaben mit steuerlicher Relevanz in allen Funktionsbereichen
  • Spezifizieren der Hauptaufgaben
  • Einarbeiten der Pflichten in die Spezifikationen der Hauptaufgaben
  • Dokumentieren der Aufgaben, Vertretung der Aufgaben, Befugnisse, etc. als Stellenbeschreibung
  • Schriftliches Delegieren der Aufgaben an die Mitarbeiter
  • Festlegen der Führungs- und Ausführungsziele pro Person und Verknüpfen mit den Aufgaben
  • Festlegen von Schulungs- und Unterweisungsmaßnahmen
  • Festlegen von Maßnahmen zur Optimierung der Normenkonformität
  • Schulen der Pflichtenverantwortlichen, sowie der Führungs- und Ausführungskräfte im Feedback als Funktion zur Risikofrühwarnung, Risikoanalyse und Risikoabwehr
  • Begleiten erster Pflichtenfeedbacks
  • Begleiten erster Feedbacks der Ausführungsziele
  • Begleiten erster Feedbacks der Führungsziele
  • Schulen der Führungskräfte zur Analyse der Pflichten- und Zielfeedbacks im Führungscockpit und im Berichtswesen
  • Begleiten erster Cockpit-Analysen, mit dem Fokus der Risikovermeidung von Auswahl- und Überwachungsverschulden
  • Schulen eines einheitlichen Verfahrens zur Problemlösung, z.B. bei Zielabweichungen
  • Begleiten der Führungskräfte bei der Anwendung des Problemlösungsverfahrens
  • Einleiten von Korrekturmaßnahmen im Kontext von Pflichten und Zielen
  • Anpassen von Spezifikationen zu Hauptaufgaben
  • Festlegen geeigneter Kennzahlen und interner Kontrollpunkte