Rollen- und Stellenbeschreibungen

„Ich will Rollen- und Stellenbeschreibungen agil.“

Eine reibungslose Zusammenarbeit und Kommunikation setzt voraus, dass die Verantwortungen wer in welcher Rolle und oder Stelle, welche Aufgaben und Ziele hat, klar geregelt sind. Je eigenverantwortlicher Mitarbeiter denken und handeln sollen, desto klarer müssen Vereinbarungen über erwartete Ergebnisse und Schnittstellen in der Zusammenarbeit besprochen und festgelegt werden.
In einem dynamischen Umfeld verändern sich die Anforderungen an die in der Rollen- und Stellenbeschreibung enthaltenen Informationen regelmäßig. Dies kann eine angepasste Aufgabe oder ein weiteres wichtiges Ziel sein. Die Rollen- und Stellenbeschreibung passt sich agil und dynamisch an diese Veränderungen an. Über einfache Mitteilungsfunktionen, z.B. Kenntnisnahme von neuen Aufgaben, werden die von Änderungen betroffenen Mitarbeiter in einem ständigen Dialog von Änderungen informiert. Über entsprechende revisionssichere Freigabeprozesse z.B. bei Aufgaben ist zudem jederzeit nachvollziehbar von wann bis wann eine bestimmte Spezifikation gültig war.
Um den Anforderungen an die Organisation und ihre vielfältige Ausprägung in „vermeintlich“ unterschiedliche Teilorganisationen wie eine Prozess-Organisation, eine Projekt-Organisation, eine Compliance-Organisation einfach gerecht zu werden, ist es entscheidend ein Rollen- und Aufgabenmodell festzulegen, welches all diese Anforderungen möglichst einfach integriert.

Vorbereitung Pilotprojekt

  • Gemeinsam mit dem Projektinitiator wird der gewünschte Zielzustand zum Kernthema „Rollen- und Stellenbeschreibung“ konkretisiert und eine Pilotgruppe ausgewählt, die den Weg zu einer einfachen Rollen- und Stellenbeschreibung vorangehen und erkunden soll.
  • Zum Kernthema sammeln wir mit der Pilotgruppe Erfolgsgeschichten aus der Praxis. Aus dieser Erfahrung erarbeiten wir den lehrreichen Kern – die Erfolgsfaktoren – heraus und leiten Empfehlungen für die Zukunft ab.
  • Mit der Pilotgruppe entwickeln wir eine Projektvision zum Kernthema. „Was wäre möglich, wenn eine einfache und einheitliche Rollen- und Stellenbeschreibung verfügbar wäre? Wie würden wir dann mit Verantwortung umgehen, kommunizieren, arbeiten, lernen, etc.? Was wären wir dann für eine Organisation?“ Durch das Beantworten dieser Fragen entstehen so genannte „Visionsereignisse“ – klare Vorstellungen, was sein könnte.
  • Die Visionsereignisse entwickeln wir mit der Pilotgruppe weiter zu konkreten Zielzuständen.
  • Unter Berücksichtigung der aktuellen Kultur legen wir mit der Pilotgruppe fest, mit welchen Rollen und Stellen wir beginnen.

1. Sammeln

Wir sichten Ihre vorhandenen Rollen- und Stellenbeschreibungen, sowie Aufgaben- und Prozessbeschreibungen.

2. Strukturieren

Gemeinsam mit Ihnen definieren wir die Hauptrollen wie beispielsweise für Prozessverantwortliche, Projektverantwortliche, Funktionsverantwortliche, Normenverantwortliche, etc. mit ihren jeweiligen Kernaufgaben. Über unsere umfassenden nach wichtigen Rollen strukturierten Servicekataloge erhalten die Verantwortlichen konkrete praxisorientiert Beispiele, wie Rollen so beschrieben werden können, dass diese sich bei der Anwendung ihrer Aufgaben und Verantwortungen nicht gegenseitig behindern, sondern sich fördern.
Es werden Vertretungsregelungen für Stellen, Aufgaben genauso wie Unter- und Überstellungen festgelegt. Bei Bedarf werden Kompetenzen und die Verantwortungen für ausgewählte Prozesse, Verfahren, etc. für die Rollen- und Stellenbeschreibung hinterlegt.

3. Erfassen

Wir übernehmen die relevanten Informationen in Vision.iC. Diese ordnen wir den geeigneten Personen zu.

4. Schulen

Die ausgewählten Experten, die Zugang zu den Personalinformationen haben, werden in Vision.iC geschult. Die Rollen- und Stellenbeschreibung kann von den einzelnen Personen direkt aus Vision.iC als Bericht aufgerufen werden, oder über das Cockpit strukturiert angezeigt werden.

5. Anwenden

Die für Rollen- und Stellenbeschreibung verantwortlichen Personen übernehmen eine koordinierende und überwachende Funktion. Die der Rollen- und Stellenbeschreibung zugrundeliegenden Daten wie beispielsweise Aufgaben werden von entsprechenden dezentralen Serviceverantwortlichen (Rolle) an neue interne und externe Anforderungen angepasst. Auch Ziele und weitere Informationen sind in einem praktisch anwendbaren flexiblen und agilen Prozess nicht zentral freizugeben, sondern qualitätsgesichert dezentral über ein funktionierendes rollenbasiertes Verantwortungsmodell sicherzustellen.

Eingesetzte Vision.iC Module