Anforderungen an ein wirksames TCMS (2/3)

Die Komplexität bei der Erfüllung der steuerlichen Rechtspflichten steigt überproportional: Neue Regelungen, die stetig hinzukommen, müssen mit den bestehenden harmonisiert und sinnvoll in die Geschäftsprozesse integriert werden.

Steuerliche Aspekte des operativen Geschäfts

Die Komplexität entsteht unter anderem durch den Eingriff in Aufgaben und Geschäftsprozesse, die aus der Sicht der Fachabteilungen keinen steuerlichen Bezug vermuten lassen. Am Beispiel der Marketing-Aufgabe „Veranstaltungen organisieren“ erkennen Sie einfach den Zusammenhang „normaler“ Aufgaben mit ihren steuerlichen Folgen:

Veranstaltungen organisieren
Veranstaltungen vorbereiten Nach Absprache mit der Geschäftsleitung bereite ich Weihnachtsfeiern, Sommerfeste, sowie Kundenveranstaltungen und weitere Events vor. Ich beziehe das Personalwesen bei der Planung von betrieblichen Veranstaltungen ein.
Veranstaltungen konzipieren Ich erstelle ein Konzept für den Ablauf der Veranstaltung und stimme dieses mit der Geschäftsführung ab. Teil des Veranstaltungskonzeptes ist eine dokumentierte Liste mit geplanten Teilnehmern. Nach der Veranstaltung leite ich die Liste der tatsächlich anwesenden Personen an das Personalwesen weiter.
Teilnehmer einladen Ich erstelle für die Mitarbeiter Aushänge und Einladungen. Ich erstelle Anschreiben für geladene externe Gäste. Bei Kundenveranstaltungen generiere ich die Adressen aus dem CRM und formuliere zielgruppenspezifische Einladungstexte.
Veranstaltung nachbereiten Ich übergebe die Rechnungen für Catering etc. unmittelbar nach der Betriebsveranstaltung vollständig an das Personal- und Finanzwesen.

Sie sehen in der Tabelle, dass die Aufgabe „Veranstaltungen organisieren“ aus mehreren Tätigkeiten besteht. Diese beschreiben zunächst nur das Tagesgeschäfts eines Mitarbeiters, der sich um Veranstaltungen kümmert. Wenn die Personalabteilung bereits bei der Planung einer Veranstaltung bestimmte steuerlich relevante Informationen erhält, dann kann man bereits im Vorfeld bestimmen, ob durch die Veranstaltung potenziell zusätzliche Lohnsteuer anfällt. Und allgemein ist das Risiko sonst groß, dass in der Hektik des Alltags diese Information auch nach der Veranstaltung nie an die Personalabteilung gelangt. Deshalb müssen die aus steuerlicher Sicht relevanten Anforderungen in die Aufgabenbeschreibung integriert werden. Dieser Zusatzaufwand für den Mitarbeiter im Marketing bleibt überschaubar. Die Anforderung nicht zu erfüllen kann jedoch steuerliche Folgen haben.

Mitarbeiter verantwortlich machen

Wenn diese Spezifikation fehlt, kann man dem Mitarbeiter keinen Vorwurf machen, wenn er die Information nicht weitergibt. Ist die relevante Anforderung jedoch in der Aufgabe hinterlegt, dann ist der Mitarbeiter, dem diese Aufgabe delegiert wird, auch verantwortlich dafür, dass er diese konform erledigt. Ob der Mitarbeiter seiner Verantwortung auch gerecht wird, erkennen die Führungsverantwortlichen, wenn sie ihrer Aufsichtspflicht gerecht werden. Damit dies einfach und schnell für alle geführten Mitarbeiter vonstatten geht, ist ein Managementsystem unerlässlich.

Eine weitere Anforderung an ein wirksames TCMS besteht darin, alle relevanten Rechtspflichten aus dem Umsatzsteuergesetz, dem Einkommensteuergesetz, der Abgabenordnung, etc. ständig im Blick zu behalten. Dazu gehören alle neuen und alle aktualisierten Rechtspflichten unter Berücksichtigung aller relevanten Gerichtsurteile auf nationaler oder europäischer Ebene.

Rechts- und Handlungspflichten im Tagesgeschäft

Aus den Steuergesetzen leiten sich mehrere hundert Rechtspflichten ab. Pro Rechtspflicht ergeben sich wiederum mehrere Handlungspflichten. Der Aufgabe „Veranstaltungen organisieren“ liegen folgende Rechts- und Handlungspflichten zugrunde:

Rechtspflicht Sicherstellen der vollständigen und wahrheitsgemäßen Angaben in der Lohnsteueranmeldung nach §§38ff. EStG
Handlungspflicht  (Betriebs)-Veranstaltungen versteuern Veranstaltungen werden ggf. lohnversteuert. Es wird organisatorisch sichergestellt, dass dem Personal- und Finanzwesen alle Veranstaltungen lückenlos gemeldet werden.

Die Rechtspflichten sind im Top-Management zu verorten, bei CFOs, Kfm. Geschäftsführern oder Kfm. Bereichsleitern.

Die Handlungspflichten werden in der Regel an das mittlere Management delegiert, beispielsweise an Abteilungsleiter. Das ist aber nur möglich, wenn es dafür auch qualifizierte Führungskräfte gibt.

Ein häufiger Irrtum: In kleineren Organisationen sind nicht etwa weniger Rechts- und Handlungspflichten einzuhalten. Auch wenn ein externer Steuerberater sich um die Finanz- und Lohnbuchhaltung kümmert, muss ihm das Unternehmen alle Belege und Informationen steuerkonform zur Verfügung stellen.

Unwissenheit schützt vor Haftung nicht

Über das Steuerrecht hinaus gilt die Rechtspflicht zur Informationsbeschaffung. Diese bringt die Verantwortlichen neben ihrem Führungs- und Tagesgeschäft zunehmend an ihre Leistungsgrenzen. Und damit steigt die Gefahr, unbemerkt immer mehr Tatbestände zu verursachen, die erst bei einer Steuerprüfung auffallen.

Die Entlastungsversuche unter Berufung auf persönliche Unkenntnis scheitern immer wieder an dem gleichen Argument der Rechtsprechung: Der Geschäftsführer hätte sich erforderliche Informationen beschaffen müssen[1].

Sich auf Unkenntnis zu berufen ist keine Entlastung, sondern eine Selbstbelastung. Diese Erklärung legt nämlich offen, dass die Organisationspflicht zum Informationsmanagement verletzt wurde. Im Strafrecht schützt Unkenntnis nicht vor Strafe. Der Verbotsirrtum des Täters über die Widerrechtlichkeit seiner Handlung ist nach § 17 StGB zu vermeiden. Im Zivilrecht schützt Unkenntnis nicht vor der Haftung.

So hilft ein TCMS beim Erfüllen von Rechts- und Handlungspflichten

Ein wirksames TCMS unterstützt die internen Verantwortlichen mit einer ständig aktualisierten Pflichtendatenbank. Diese übersetzt die Rechtspflichten in verständliche Handlungspflichten. Wirksam und einfach wird es, wenn diese Informationen den Verantwortlichen mit einer digitalen Lösung direkt in ihren Managementregelkreis zur Verfügung gestellt werden. Damit können sich die Verantwortlichen darauf fokussieren, die Pflichten in den Geschäftsprozessen einfach und verständlich zu verankern.

Für die Verantwortlichen wird es noch einfacher, wenn auch die Übersetzung in die Geschäftsprozesse mit einem einfachen Format standardisiert erfolgen kann. Das können Sie oben bei der Aufgabe „Veranstaltungen organisieren“ gut erkennen. Um diese zu gewährleisten, bieten professionelle Anbieter branchenbezogene Kataloge mit prozessorientierten Aufgabenbeschreibungen. Diese enthalten grundlegende steuerliche Anforderungen, in die sich neue Erfordernisse einfach nachpflegen lassen.

Das spart Zeit und internen Aufwand. Gleichzeitig erhöht es die Sicherheit, alle relevanten Informationen im Blick zu behalten. Mit einem geeigneten Feedbacksystem und einem Management-Cockpit, an das ein Maßnahmenmanagement gekoppelt ist, haben Sie alles, um ein TCMS zu leben.

Das muss ein TCMS können

Um die Tax-Compliance-Komplexität wirksam, einfach und effizient bewältigen zu können, entstehen zusammengefasst folgende Kernanforderungen:

  1. Beschaffen der relevanten Rechtsinformationen
  2. Weiterleiten der relevanten Rechtsinformationen an die Pflichtenverantwortlichen
  3. Aufbereiten der relevanten Rechtsinformationen für die Führungskräfte und Mitarbeiter, damit diese einfach und verständlich beim täglichen Arbeiten umgesetzt werden können.
  4. Regelmäßiges Einholen von Feedback zur konformen Erfüllung der Pflichten, Erreichung der Ziele und Erledigung der Aufgaben in einem formatierten Dialog
  5. Einleiten und Verfolgen von Maßnahmen im Kontext von Pflichten, Zielen und Aufgaben
  6. Auswerten und Überwachen der Feedbacks in einem Management-Cockpit im vernetzten Zusammenhang

Die Führungssoftware Vision.iC unterstützt Tax Compliance einfach und komfortabel. Gemeinsam mit Steuerexperten werden die Rechtspflichten analysiert. Diese werden den verantwortlichen Personen im Rahmen regelmäßiger Updates  zur Verfügung gestellt. Das Institut für Wirtschaftsprüfer e.V. (IDW) hat einen Standard für die Prüfung von Tax Complinace Management Systemen erarbeitet. Dieser gilt mittlerweile für Berater und Unternehmen als verbindliche Richtlinie für den Aufbau, das Überwachen und Verbessern eines TCMS. Vision.iC hilft dabei, den Prüfungsstandard IDW PS 980 einfach und effizient umzusetzen.

[1] OLG Stuttgart, 29.2.2012 – 20 U 3/11, zur „Sardinien-Äußerung“ eines Aufsichtsrats, ZIP 2012, 625–636, bestätigt durch BGH, 6.11.2012 – II ZR 111/12, NZG 2013, 339

2 Comments

  1. […] Wie Sie ein Tax Compliance Management System einfach und wirksam aufbauen erfahren Sie in den Beiträgen „Tax Compliance Management: Mehr als eine Checkliste“ sowie „ Anforderungen an ein wirksames TCMS“. […]

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  2. […] Mehr zu den Anforderungen an ein wirksames TCMS lesen Sie im nächsten Beitrag. […]

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