Vision.iC unterstützt Sie dabei, Ihre Compliance-Anforderungen quasi unbemerkt im Tagesgeschäft zu integrieren. Vermeiden Sie Doppelarbeiten, Checklisten und den vermeintlich geringen Aufwand für ein „Feigenblatt-TCMS“!
Isolierte Managementlösungen machen am Ende für alle Beteiligten wie Beauftragte, Geschäftsführung, Führungskräfte und Mitarbeiter Jahr für Jahr unnötigen Zusatzaufwand. Zudem bringen diese Scheinlösungen im Schadensfall keine Entlastung.
Setzen Sie auf ein integriertes Managementsystem mit Vision.iC!
Mögliche Ausgangsszenarien
Checklisten statt Managementsystem
Tax Compliance wird bisher eher unsystematisch mit Checklisten und To-Do-Listen praktiziert. Im Schadensfall ist das aktuelle Verfahren ungeeignet, um ein Tax Compliance Managementsystem nachzuweisen, welches im Sinne des IDW PS 980 aufgebaut ist.
Dokumentation statt gelebtes System
Der bisherige Fokus lag auf den zu dokumentierenden Mindestanforderungen. Ein Mechanismus mit Managementregelkreis, um Compliance im Rahmen des Tagesgeschäfts ins Leben zu bringen fehlt bislang.
§ 130 OWiG und Gesetz zur Stärkung der Integrität in der Wirtschaft
Die Anforderungen aus dem Ordnungswidrigkeitengesetz, um ein Organisationsverschulden zu vermeiden und aus dem neuen Gesetzesentwurf zum Unternehmensstrafrecht wurden noch nicht in Zusammenhang mit Tax Compliance betrachtet. Beide Gesetze sind richtungsweisend auch für ein TCMS, sowie für den nachhaltigen Aufbau eines generellen Compliance-Management-Systems. Der Aufwand für die Beachtung dieser gesetzlichen Anforderungen führt beim Aufbau eines Tax Compliance Managementsystems nur zu einem geringen Mehraufwand.
Schritte zu einem TCMS
Planung
- Verifizieren der Compliance-Kultur und Ergänzen des bestehenden Leitbilds
- Festlegen einer Aufbauorganisation mit eindeutiger Führungsverantwortung
- Festlegen von Führungsrollen mit Zielen, Kernaufgaben und Befugnissen
- Festlegen der Verantwortung der Rollen Gesamtverantwortlicher, Normenverantwortlicher und Funktionsverantwortlicher
- Festlegen der Pflichtenverantwortlichen
- Festlegen der Führungsaufgaben als allgemeine Aufsichtsanordnung nach § 831 BGB
- Festlegen der Führungs- und Ausführungsziele
- Identifizieren und Bewerten der Risiken
- Identifizieren der Pflichten und Delegieren an die Verantwortlichen
Umsetzung
- Schriftliches Delegieren der identifizierten Pflichten an Pflichtenverantwortliche
- Dokumentieren der Hauptaufgaben mit steuerlicher Relevanz in allen Funktionsbereichen
- Spezifizieren der Hauptaufgaben
- Einarbeiten der Pflichten in die Spezifikationen der Hauptaufgaben
- Dokumentieren der Aufgaben, Vertretung der Aufgaben, Befugnisse, etc. als Stellenbeschreibung
- Schriftliches Delegieren der Aufgaben an die Mitarbeiter
- Festlegen der Führungs- und Ausführungsziele pro Person und Verknüpfen mit den Aufgaben
- Festlegen von Schulungs- und Unterweisungsmaßnahmen
- Festlegen von Maßnahmen zur Optimierung der Normenkonformität
Kommunikation
- Schulen der Pflichtenverantwortlichen, sowie der Führungs- und Ausführungskräfte im Feedback als Funktion zur Risikofrühwarnung, Risikoanalyse und Risikoabwehr
- Begleiten erster Pflichtenfeedbacks
- Begleiten erster Feedbacks der Ausführungsziele
- Begleiten erster Feedbacks der Führungsziele
Controlling
- Schulen der Führungskräfte zur Analyse der Pflichten- und Zielfeedbacks im Führungscockpit und im Berichtswesen
- Begleiten erster Cockpit-Analysen, mit dem Fokus der Risikovermeidung von Auswahl- und Überwachungsverschulden
- Schulen eines einheitlichen Verfahrens zur Problemlösung, z.B. bei Zielabweichungen
- Begleiten der Führungskräfte bei der Anwendung des Problemlösungsverfahrens
Anpassung und Lernen
- Einleiten von Korrekturmaßnahmen im Kontext von Pflichten und Zielen
- Anpassen von Spezifikationen zu Hauptaufgaben
- Festlegen geeigneter Kennzahlen und interner Kontrollpunkte
